Características esenciales de un sitio web corporativo

Qué es un buen sitio web corporativo? Un buen sitio web corporativo debe cumplir las tres F (por sus iniciales en inglés): ser amigable (Friendly), funcional (Functional) y facilitar su negocio (Facilitate).

• Amigable: fácil de usar tanto para principiantes como para usuarios avanzados.
• Funcional: debe resultarle fácil administrar y actualizar su sitio.
• Facilita el negocio: su sitio web debe marcar una diferencia en su negocio.

 

Amigable: fácil de usar tanto para principiantes como para usuarios avanzados

• Aspecto y experiencia: distintivo, estéticamente agradable y con navegación intuitiva
• Búsqueda: motor de búsqueda integrado basado en palabras clave
• Optimizado para buscadores: el sitio puede optimizarse fácilmente para lograr un buen posicionamiento
• Localizador: encuentre minoristas, distribuidores, representantes y sucursales cercanos por ciudad o código postal
• Calculadoras: permita a sus visitantes calcular sus gastos y/o ahorros
• Recursos descargables: formularios PDF estándar del sector, folletos y manuales
• Calendario de eventos: anuncie clases, capacitaciones y espectáculos en línea
• Foros de discusión: crean una comunidad en torno a intereses compartidos
• Servicio de asistencia (Help Desk): permite que las personas le contacten para solicitar soporte y garantiza el seguimiento
• Gestor de preguntas frecuentes: permite a sus clientes resolver sus dudas por sí mismos las 24 horas, los 7 días de la semana.
• Carrito de compras: permite a las personas configurar y comprar sus productos en línea

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Funcional: debe resultarle fácil administrar y actualizar su sitio.

• Fácil de actualizar: edite su propio contenido sin conocimientos de HTML mediante una interfaz de administración basada en navegador
• Seguridad: es necesaria para cumplir con la normativa legal, pero a menudo se pasa por alto hasta que es demasiado tarde
• Repositorio de documentos: para archivos descargables, aplicaciones, formularios imprimibles, etc.
• Gestor de enlaces: evite los enlaces rotos
• Bolsa de trabajo: añada, elimine y reabra ofertas de empleo con un solo clic
• Gestor de comunicados de prensa:
• Archivo de boletines informativos:
• Páginas de destino: páginas de destino públicas y privadas para campañas de marketing
• Creador de formularios: posibilidad de crear formularios de captación de clientes potenciales y de registro al instante
• Gestor de listas de correo: permite a los usuarios suscribirse y cancelar su suscripción a su lista de correo
• Pagos en línea: permita a sus clientes pagar sus servicios en línea
• Estadísticas web: descubra cómo utilizan su sitio web los visitantes
• Alcance internacional: compatibilidad con varios idiomas y varias monedas

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Facilita el negocio: su sitio web debe marcar una diferencia en su negocio.

• Generación de clientes potenciales: ¿genera clientes potenciales?
• Generación de ingresos: ¿genera ingresos?
• Automatización de procesos: ¿le ahorra tiempo al automatizar procesos?
• Mayor visibilidad y fidelización: ¿es un recurso útil para sus clientes?
• Ahorra costos: ¿reduce sus costos de soporte?
• Difunde información: ¿informa y educa a sus visitantes?
• Presencia global: ¿crea una presencia multinacional para su empresa?

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Según su negocio, es posible que necesite o no todas estas funciones. Es fácil determinar cuáles necesita: basta con preguntar a sus clientes y proveedores y revisar los sitios web de sus competidores. Para una comprensión más profunda, a continuación explicaremos detalladamente cada uno de los puntos anteriores.

 

Amigable: fácil de usar tanto para principiantes como para usuarios avanzados.

Aspecto y experiencia de uso

Su sitio web debe ser distintivo, estéticamente agradable y contar con una navegación intuitiva. Debe verse mejor que los sitios web de su competencia y ser más fácil de usar. Debe hacer que su negocio parezca sólido y profesional, no aficionado. Debe infundir confianza. Entre los elementos de navegación que conviene considerar se encuentran los enlaces rápidos, los menús desplegables, los menús temáticos y las migas de pan (breadcrumbs).

Función de búsqueda

Su sitio web debe incluir un motor de búsqueda integrado basado en palabras clave, para que las personas puedan encontrar fácilmente páginas, documentos y productos. Esto es especialmente importante en los sitios web grandes. Los sitios web grandes que no permiten buscar resultan tediosos de navegar. Los usuarios con experiencia se frustrarán y se marcharán. Las palabras clave competitivas y los productos pueden quedar ocultos en palabras clave invisibles, especialmente si su sitio web funciona con una base de datos. Los términos de búsqueda deben registrarse en un archivo de registro para que usted los revise: con el tiempo verá patrones en el registro de búsquedas y podrá usar esa información para hacer su sitio más fácil de usar y para optimizarlo en el posicionamiento en buscadores.

Optimización para motores de búsqueda

La mayoría de sus visitantes utilizará buscadores como Google, AOL, MSN y Yahoo para encontrar tanto su sitio como el de su competencia. Su sitio web no solo debe ser fácil de usar para las personas, sino también ser compatible con los buscadores, de modo que los usuarios puedan encontrar lo que buscan en su sitio a través de un motor de búsqueda.

Localizador

Si cuenta con minoristas, distribuidores, representantes de ventas o sucursales, permita que sus visitantes los localicen por ciudad o código postal. Cuanto más fácil les resulte hacer negocios con usted, más negocios harán. Permítales seleccionar un radio a partir de su ciudad o código postal. Indique la dirección completa por si desean imprimir la página como referencia, y enlace los resultados con mapas e indicaciones en MapQuest, Yahoo o Google. Haga que sus listados sean aptos para imprimir.

Calculadoras

Permita que sus visitantes calculen sus gastos o ahorros. Sus visitantes no solo deben poder ver e imprimir los resultados de estas calculadoras, sino también poder solicitar ayuda para interpretar los resultados. Esto le permite convertir cada calculadora en una herramienta de generación de clientes potenciales.

Recursos descargables

Haga que su sitio sea más útil ofreciendo formularios PDF estándar del sector, manuales, folletos, catálogos, hojas de cálculo y plantillas. Son documentos que las personas pueden descargar y usar sin conexión. También pueden ser formularios para imprimir y enviar por fax que resulten útiles a sus visitantes. Si su sitio es rico en recursos, muchos otros sitios lo enlazarán y obtendrá un mejor posicionamiento en los buscadores. Es una forma muy sencilla de aumentar su visibilidad en los motores de búsqueda.

Calendario de eventos

Anuncie clases, capacitaciones y espectáculos, y permita que las personas se inscriban en línea mediante wp-wp-wp-wp-signup.php. Puede promocionar sus eventos a través de patrocinadores y campañas de correo electrónico. La página de eventos no solo debe incluir el evento y sus detalles, sino también la logística: dirección, enlace al mapa e indicaciones, código de vestimenta y documentos descargables relacionados con el evento. También debe ofrecer un enlace para añadir automáticamente el evento al programa de calendario de las personas (como MS Outlook).

Foros de discusión

El objetivo de los foros de discusión es convertir su sitio web en una herramienta indispensable para sus clientes. Cuanto más lo utilicen, mayor visibilidad tendrá su negocio. Uno de los usos más comunes de un foro de discusión es como foro de soporte. En un foro de soporte, sus usuarios formulan preguntas sobre cómo hacer algo, y usted y otros usuarios pueden responder. Con el tiempo, los foros de discusión se convierten en una excelente base de conocimientos, ayudan a reducir sus costos de soporte y aumentan la satisfacción de sus usuarios. Si usted es experto, o si cuenta con expertos en su equipo, también puede habilitar en su foro una línea de asesoría en línea o de segunda opinión. Si va a crear un foro de discusión, es fundamental que disponga de los recursos para administrarlo; de lo contrario, puede perjudicar la imagen de su negocio.

Mesa de ayuda

Muchos usuarios tienden a enviar correos electrónicos para solicitar soporte. Esto puede funcionar bien para las pequeñas empresas, pero es una muy mala idea para las más grandes. El problema de un sistema de soporte basado en correo electrónico es que, tarde o temprano, los mensajes se pierden y los problemas quedan sin resolver. Si alguien se va de vacaciones, los correos se acumulan en su buzón. Lo que es peor, con un sistema de soporte basado en correo electrónico, la dirección no tiene conocimiento directo de los problemas recurrentes. Un sistema de mesa de ayuda bien diseñado mantiene la responsabilidad y ofrece visibilidad a la dirección. En definitiva, sus clientes estarán más satisfechos.

Administrador de preguntas frecuentes

Una buena base de datos de preguntas frecuentes va de la mano de un buen sistema de asistencia técnica (help desk). Si observa que ciertas preguntas se repiten una y otra vez, inclúyalas en su base de datos de preguntas frecuentes para que sus clientes puedan resolver sus dudas por sí mismos las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Carrito de compras

Puede utilizar una aplicación de carrito de compras no solo para vender bienes y servicios, sino también para cobrar anticipos y depósitos, y para cobrar facturas. Con un carrito de compras también puede vender bienes descargables e intangibles, como documentos. Asegúrese de que su carrito de compras sea compatible con los motores de búsqueda y se integre con su paquete de estadísticas web. Si sus artículos son configurables, compruebe que su carrito de compras incluya un «configurador de productos».

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Funcional: debería resultarle fácil administrar y actualizar su sitio.

Fácil de actualizar

Agregue, edite y actualice contenido por sí mismo, sin conocimientos de HTML ni de programación, mediante una interfaz de administración basada en navegador de tipo WYSIWYG (lo que ve es lo que obtiene). Si más de una persona actualiza el sitio web, las funciones de flujo de trabajo y control de revisiones pueden resultarle muy útiles. Este tipo de funcionalidad suele ser proporcionada por los sistemas de gestión de contenidos (CMS) y los sistemas de gestión de contenidos empresariales (ECM). En el caso de los carritos de compras, asegúrese de poder crear fácilmente nuevas categorías de artículos, añadir nuevos artículos, poner artículos en oferta, emitir cupones y descuentos, gestionar el inventario y tramitar las devoluciones usted mismo.

Seguro

Es un requisito para el cumplimiento legal, pero a menudo se pasa por alto hasta que es demasiado tarde. Por ejemplo, los datos de tarjetas de crédito nunca deben almacenarse en la base de datos de su sitio web. Si conserva información personal de los usuarios, esta debe estar protegida y supervisada. Si estos datos se ven comprometidos, la ley le obliga a notificarlo a sus clientes. Si almacena datos de clientes en línea, asegúrese de que su sitio web esté alojado en un servidor dedicado, no en un servidor compartido.

Repositorio de documentos

Sirve para archivos descargables, aplicaciones, formularios imprimibles, etc. En un sitio web grande, un mismo documento puede estar referenciado desde muchas páginas. Cuando se actualiza el documento, normalmente el webmaster tiene que recorrer todo el sitio web y actualizar todas las páginas con el nuevo documento. Si utiliza un repositorio de documentos, solo tendrá que actualizar el documento en un único lugar de su sitio web y todos los enlaces a ese documento se actualizarán automáticamente. Incluso puede conservar versiones anteriores de sus documentos si lo desea.

Gestor de enlaces

Evita los enlaces rotos y avisa a los usuarios cuando abandonan su sitio. Esto es válido no solo para los enlaces a otras páginas de su sitio web, sino también para los enlaces externos. Un gestor de enlaces puede configurarse para comprobar todos los enlaces de su sitio web cada noche y notificarle los enlaces rotos. Al igual que un repositorio de documentos, el gestor de enlaces le permite corregir un enlace en un solo lugar, y todas las páginas de su sitio web que hacen referencia a ese enlace se actualizan automáticamente.

Bolsa de trabajo

Le permite añadir, editar, eliminar y reabrir ofertas de empleo con un solo clic. Resulta especialmente útil para los departamentos de recursos humanos, ya que les evita tener que coordinarse con el webmaster.

Gestor de comunicados de prensa

Este módulo le permite publicar y retirar comunicados de prensa en el sitio web. Mediante una plantilla de comunicado de prensa, el departamento de marketing puede publicar comunicados en el sitio web sin pasar por el webmaster.

Archivo de boletines informativos

Si envía boletines informativos por correo electrónico o por correo postal, un gestor de boletines le permite conservar en el sitio web un archivo de sus envíos anteriores. Debería poder añadir boletines a su sitio web con rapidez. Asegúrese de integrarlo con el motor de búsqueda de su sitio web para que sus visitantes puedan encontrar artículos del archivo.

Páginas de destino

Este módulo le permite crear rápidamente páginas de destino públicas y privadas en su sitio web. Las páginas de destino son páginas web específicas a las que remiten la mayoría de las campañas de marketing. Las campañas de correo electrónico, las campañas impresas y las campañas de marketing en buscadores necesitan páginas de destino. Asegúrese de que su paquete de estadísticas web pueda supervisar la actividad en estas páginas para ver cuántas visitas recibe a lo largo del tiempo.

Generador de formularios

Este módulo le ofrece la posibilidad de crear sobre la marcha formularios de captación de clientes potenciales, de registro y de encuestas. Debería integrar estas páginas con sus páginas de destino para recopilar información de los usuarios. Los datos recopilados mediante estos formularios deberían poder exportarse fácilmente a su gestor de campañas de correo electrónico. Debería recibir una notificación por correo electrónico cada vez que se cree un registro, y los datos enviados deberían conservarse en línea para que su webmaster pueda acceder a ellos de forma segura.

Gestor de listas de correo

Permite a los usuarios suscribirse y cancelar su suscripción a su lista de correo. Usted debería poder importar, exportar y combinar listas de correo. No se debe volver a enviar correos electrónicos a los usuarios que hayan cancelado su suscripción. Si continúa enviando correos electrónicos a usuarios que han cancelado su suscripción, esto se considera SPAM y eso conlleva consecuencias legales.

Pagos en línea

Permita que sus clientes paguen en línea por sus productos y servicios. El módulo de pago suele estar incluido en el motor de comercio electrónico, pero puede instalarse por separado para que su sitio web pueda aceptar pagos con tarjeta de crédito de sus clientes. El módulo de pago independiente permite que sus clientes paguen sus facturas con tarjeta de crédito a través de su sitio web. Con este módulo también puede configurar pagos recurrentes, de modo que a sus clientes se les cargue un importe determinado cada mes, trimestre o año.

Estadísticas web

Descubra cómo utilizan sus visitantes su sitio web. Esto le permite ver cuántas personas visitan su sitio web, cómo llegan a él y cómo navegan por él. Puede saber qué términos de búsqueda se utilizan en buscadores como Google, MSN y AOL para encontrar su sitio. Puede saber qué archivos se descargan más y por dónde entran y salen las personas de su sitio. Puede ver qué campañas de marketing funcionan mejor y cuáles no (pruebas A/B).

Multinacional

Compatibilidad con varios idiomas y varias monedas. Si su empresa tiene presencia en varios países o cuenta con una base de clientes multilingües, debería plantearse tener un sitio web que admita varios idiomas y monedas. La infraestructura de los sitios con estas capacidades es sin duda lo bastante distinta como para que, si desea contar con esta funcionalidad en el futuro, le convenga configurarla desde el principio y así no tener que rehacer todo el sitio más adelante.

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Facilita los negocios: ¿Marca su sitio web una diferencia en su negocio?

Estas son preguntas básicas que usted debería plantearse sobre su sitio web. Si está empezando un sitio web nuevo, utilice algunas de ellas como objetivos para su desarrollo. Si su sitio web no cumple ninguna de estas funciones, ¿para qué tener un sitio web en primer lugar?

Generación de clientes potenciales

¿Genera clientes potenciales? ¿Ayuda a calificarlos? Muchas empresas de servicios dependen de un sistema de generación de clientes potenciales. Existen muchas maneras de diseñar un sitio web para generarlos. Usted puede,

1) exigir el registro a cambio de algo valioso

2) Puede ofrecer un servicio o producto como gancho a precio de pérdida

3) Puede enviar muestras gratuitas por correo

4) Usted puede organizar un concurso

5) Puede realizar un sorteo cada semana, etc.

Generación de ingresos

¿Genera ingresos? Muchas empresas dependen exclusivamente de su sitio web para generar ingresos. Esto se suele lograr mediante una aplicación de comercio electrónico que gestiona el registro de clientes y el historial de pedidos, y que procesa pagos con tarjeta de crédito en línea. Asegúrese de que su aplicación de comercio electrónico se integre con Froogle y eBay si vende artículos de consumo básico. En los sitios web de comercio electrónico, la mayor parte de los ingresos recurrentes proviene de clientes que repiten sus compras, por lo que debe asegurarse de poder emitir y canjear cupones en su sitio web.

Automatización de procesos

¿Le permite ahorrar tiempo mediante la automatización de procesos? ¿Su sitio web aumenta su eficiencia en el trabajo con clientes, proveedores o socios? Mediante un flujo de trabajo sencillo, su sitio web puede dirigir las solicitudes a las personas o departamentos adecuados. Los sitios web, especialmente cuando se utiliza tecnología ECM, pueden ampliarse para crear intranets que automaticen y simplifiquen los procesos de su empresa.

Aumenta el conocimiento de marca y la fidelidad

¿Es un recurso para sus clientes? Un ejemplo perfecto es la incorporación de un foro de debate o de soporte a un sitio web. Innumerables empresas no solo han reducido sus costes de soporte al implementar foros de soporte en su sitio web, sino que también han ganado la lealtad de su base de clientes. Los clientes utilizan el sitio para investigar y siguen volviendo a él.

Ahorra costos

¿Reduce sus gastos generales y sus costos de gestión? Hay muchas formas de aprovechar un sitio web para ahorrar costos. El uso de un CMS/ECM debería reducir sus gastos generales y el costo de operación del sitio web. Además, muchas empresas utilizan habitualmente sus sitios web para disminuir sus costos operativos diarios. Por ejemplo, puede utilizar su sitio web para distribuir documentos PDF en lugar de imprimir y distribuir manuales. Recurrir al marketing por correo electrónico y a campañas de marketing en buscadores en lugar de campañas impresas puede ahorrarle decenas de miles de dólares. Comunicarse con sus clientes mediante envíos masivos de correo electrónico combinados con contenido web, en lugar de utilizar el correo postal tradicional, también puede suponer un ahorro considerable a lo largo del tiempo.

Difundir información

¿Informa y educa a sus visitantes? Como mínimo, su sitio web debería funcionar como un folleto corporativo. Cuente a sus posibles clientes quién es usted, a qué se dedica y por qué es importante. Explique en qué se diferencia de su competencia y cómo puede ayudarles. Su sitio web puede ser su mejor vendedor, trabajando las 24 horas del día, los 7 días de la semana, si usted se lo permite.

Presencia

¿Crea una presencia regional, nacional o global para su empresa? Su sitio web debe reflejar el tamaño y la presencia de su empresa. Contrariamente a la creencia popular, su sitio web no debe hacer que su negocio parezca más grande de lo que es. Sin embargo, tampoco debe hacer que parezca más pequeño de lo que es.

 

Incorpore estos elementos a su sitio web y compruebe cómo trabaja para usted. Si necesita ayuda, ofrecemos soluciones integrales llave en mano.

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Aspectos legales de un sitio web corporativo

¿Quién tiene la facultad de crear y modificar el sitio web corporativo?

Para determinar quién es competente para crear el sitio web, debemos atender a lo dispuesto en el artículo 11 bis de la LSC, en virtud del cual corresponde a la Junta General adoptar dicha decisión. Asimismo, para llevar a cabo cualquier tipo de modificación, traslado o supresión, la competencia recae en el órgano de administración, salvo que se disponga otra cosa.

Todos los acuerdos relativos a la creación y modificación del sitio web corporativo deben constar en la hoja de la sociedad en el Registro Mercantil y se publicarán gratuitamente en el BORME. Por lo tanto, hasta que el sitio web corporativo se inscriba en el BORME, sus inserciones no tendrán efecto alguno.

¿Para qué sirve el sitio web corporativo?

Mediante el sitio web corporativo es posible cumplir las obligaciones de información hacia los socios, acreedores y terceros de la sociedad sin necesidad de publicaciones en papel (BORME y periódicos), con los costes que ello conlleva, reforzando así los delicados vínculos entre administradores y socios.

¿Qué ocurre con las comunicaciones electrónicas entre la sociedad y los socios?

Las comunicaciones entre la sociedad y los socios, incluidas la convocatoria de juntas, el envío de documentos, las solicitudes y la información, podrán realizarse por medios electrónicos, siempre que el socio haya aceptado dichas comunicaciones. La sociedad habilitará, a través del propio sitio web corporativo, el dispositivo de contacto correspondiente, que permitirá acreditar de forma indubitada la fecha de recepción, así como el contenido de los mensajes electrónicos intercambiados entre la sociedad y los socios.

Si los estatutos no regulan la forma de convocar la junta una vez creada la página web, ¿puede utilizarse para ese fin?

En el caso de que los estatutos no contengan ninguna disposición sobre la forma de convocar las juntas, será aplicable el régimen legal supletorio vigente en el momento de la convocatoria y, por lo tanto, el sitio web corporativo podrá utilizarse para ese fin.

¿Qué ocurre cuando los estatutos prevén expresamente los sistemas clásicos como medio de convocatoria de la junta (buro-fax, correo certificado, etc.)?

De lo contenido en la RDGRN de fecha 11 de febrero de 2013 se desprende que, si los estatutos de la sociedad prevén una forma especial de convocatoria, no sería posible inscribir en la hoja de la sociedad el acuerdo de la junta general de crear una página web si no se modifican los estatutos en el punto relativo a la forma de las convocatorias.

Los estatutos, como norma orgánica que regula la vida de la sociedad, sin perjuicio de su indudable vertiente contractual, y aunque no constituyan un verdadero derecho objetivo, tienen una dimensión de Derecho interno de la sociedad y, por lo tanto, se establecen como una regla que administradores y socios deben respetar, sin perjuicio de su posible modificación por acuerdo mayoritario. Por consiguiente, solo serán válidas y eficaces las convocatorias que se ajusten al sistema adoptado voluntariamente en los estatutos. Admitir convocatorias realizadas por otros medios, como el sitio web de la sociedad, «supondría dejar la forma de las convocatorias al arbitrio de los administradores, menoscabando el derecho del socio a saber de qué forma debe esperar ser convocado».

Por todas estas razones, si se desea convocar la Junta mediante un anuncio en el sitio web corporativo, será necesario modificar dicha disposición estatutaria.

¿Existe la obligación de incluir las condiciones generales en el sitio web corporativo?

Las condiciones generales proporcionan el marco básico que regula las relaciones establecidas entre la sociedad y sus clientes, proveedores o colaboradores. Junto con las condiciones particulares que, en su caso, se pacten, conformarán el conjunto de normas que rige cada una de las relaciones establecidas entre la sociedad y cada cliente, proveedor o colaborador; unas y otras (condiciones particulares y condiciones generales) deben aplicarse e interpretarse de forma conjunta y sistemática.

Según la legislación vigente, no existe la obligación de incluir las condiciones generales en el sitio web corporativo, aunque consideramos que es muy recomendable, ya que facilita el envío de los distintos contratos, aprovechando el sitio web con esta función adicional.