Les fonctionnalités essentielles d'un site web d'entreprise

Qu'est-ce qu'un bon site web d'entreprise? Un bon site web d'entreprise doit respecter les trois F : il doit être convivial (Friendly), fonctionnel (Functional) et faciliter votre activité (Facilitate).

• Convivial: facile à utiliser pour les utilisateurs novices comme avancés.
• Fonctionnel: vous devez pouvoir gérer et mettre à jour votre site facilement.
• Facilite l'activité: votre site web doit apporter une réelle valeur ajoutée à votre activité.

 

Convivial: facile à utiliser pour les utilisateurs novices comme avancés

• Aspect visuel : un design distinctif, esthétique, avec une navigation intuitive
• Recherche : moteur de recherche intégré par mots-clés
• Optimisé pour les moteurs de recherche : le site peut être facilement optimisé pour obtenir un bon classement
• Localisateur : trouvez les détaillants, distributeurs, représentants et agences à proximité par ville ou code postal
• Calculateurs : permettez à vos visiteurs de calculer leurs dépenses et/ou leurs économies
• Ressources téléchargeables : formulaires PDF aux normes du secteur, brochures, manuels
• Calendrier d’événements : annoncez en ligne vos cours, formations et spectacles
• Forums de discussion : fédérez une communauté autour de préoccupations communes
• Service d’assistance : permet à vos clients de vous contacter pour obtenir de l’aide et garantit le suivi des demandes
• FAQ Manager : permet à vos clients de trouver eux-mêmes des réponses 24x7.
• Panier d’achat : permet à vos clients de configurer et d’acheter vos produits en ligne

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Fonctionnel: vous devez pouvoir gérer et mettre à jour votre site facilement.

• Mise à jour facile : modifiez votre propre contenu sans connaître le HTML grâce à une interface d’administration accessible depuis un navigateur
• Sécurité : elle est requise pour la conformité légale, mais souvent négligée jusqu’à ce qu’il soit trop tard
• Référentiel de documents : pour les fichiers à télécharger, les applications, les formulaires imprimables, etc.
• Gestionnaire de liens : évitez les liens rompus
• Offres d’emploi : ajoutez, retirez et rouvrez des offres d’emploi en un clic
• Gestionnaire de communiqués de presse :
• Archives des newsletters :
• Pages de destination : pages de destination publiques et privées pour vos campagnes marketing
• Générateur de formulaires : possibilité de créer à la volée des formulaires de génération de prospects et d’inscription
• Gestionnaire de listes de diffusion : permet aux utilisateurs de s’abonner à votre liste de diffusion ou de s’en désabonner
• Paiements en ligne : permettez à vos clients de régler vos services en ligne
• Statistiques web : découvrez comment vos visiteurs utilisent votre site web
• Dimension internationale : prise en charge du multilingue et du multidevise

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Facilite l'activité: votre site web doit apporter une réelle valeur ajoutée à votre activité.

• Génération de prospects : génère-t-il des prospects ?
• Génération de revenus : génère-t-il des revenus ?
• Automatisation des processus : vous fait-il gagner du temps en automatisant des processus ?
• Notoriété et fidélisation : constitue-t-il une ressource pour vos clients ?
• Réduction des coûts : diminue-t-il vos coûts de support ?
• Diffusion de l’information : informe-t-il et sensibilise-t-il vos visiteurs ?
• Présence internationale : crée-t-il une présence multinationale pour votre entreprise ?

Plus d’informations

 

Selon votre activité, vous n’aurez pas nécessairement besoin de toutes ces fonctionnalités. Il est facile de déterminer lesquelles vous sont utiles : il suffit d’interroger vos clients et vos fournisseurs et de consulter les sites web de vos concurrents. Pour une compréhension approfondie, nous allons maintenant détailler chacun des points ci-dessus.

 

Convivialité : facile à utiliser, aussi bien pour les débutants que pour les utilisateurs avancés.

Aspect et ergonomie

Votre site web doit être distinctif, esthétique et doté d’une navigation intuitive. Il doit être plus attrayant et plus facile à utiliser que les sites de vos concurrents. Il doit donner à votre entreprise une image de maturité et de professionnalisme, et non d’amateurisme. Il doit inspirer confiance. Parmi les éléments de navigation à envisager figurent les liens rapides, les menus déroulants, les menus thématiques et les fils d’Ariane.

Recherche intégrée

Votre site web doit disposer d’un moteur de recherche par mots-clés intégré afin que les internautes puissent trouver facilement des pages, des documents et des produits. Cela est particulièrement vrai pour les sites de grande taille. Un grand site sans fonction de recherche devient pénible à parcourir. Les utilisateurs expérimentés se sentiront frustrés et partiront. Des mots-clés et des produits stratégiques peuvent rester cachés dans des mots-clés invisibles, surtout si votre site repose sur une base de données. Les termes recherchés doivent être enregistrés dans un fichier journal que vous pourrez consulter : au fil du temps, vous y verrez apparaître des tendances, et vous pourrez utiliser ces informations pour rendre votre site plus convivial et l’optimiser pour le classement dans les moteurs de recherche.

Optimisation pour les moteurs de recherche

La plupart de vos visiteurs utiliseront des moteurs de recherche tels que Google, AOL, MSN et Yahoo pour trouver votre site ainsi que celui de vos concurrents. Votre site web doit non seulement être convivial pour les internautes, mais aussi être optimisé pour les moteurs de recherche, afin que les visiteurs puissent y trouver ce qu’ils cherchent depuis un moteur de recherche.

Localisateur

Si vous disposez de revendeurs, de distributeurs, de représentants commerciaux ou de succursales, permettez à vos visiteurs de les localiser par ville et/ou par code postal. Plus vous facilitez les échanges avec votre entreprise, plus vos visiteurs feront affaire avec vous. Permettez-leur de choisir un rayon autour de leur ville ou de leur code postal. Indiquez l’adresse complète au cas où ils souhaiteraient imprimer la page pour s’y référer, et associez les résultats à des cartes et à des itinéraires sur MapQuest, Yahoo ou Google. Prévoyez des listes adaptées à l’impression.

Calculateurs

Permettez à vos visiteurs de calculer leurs dépenses et/ou leurs économies. Non seulement vos visiteurs doivent pouvoir consulter et imprimer les résultats de ces calculateurs, mais ils doivent aussi pouvoir demander de l’aide pour interpréter les résultats… Cela vous permet de transformer chaque calculateur en outil de génération de prospects.

Ressources téléchargeables

Enrichissez votre site en proposant des formulaires PDF aux normes du secteur, des manuels, des brochures, des catalogues, des feuilles de calcul et des modèles. Ce sont des documents que les internautes peuvent télécharger et utiliser hors ligne. Il peut également s’agir de formulaires à imprimer et à envoyer par télécopie qui seraient utiles à vos visiteurs. Si votre site est riche en ressources, de nombreux autres sites feront un lien vers le vôtre et vous obtiendrez un meilleur classement dans les moteurs de recherche. C’est un moyen très simple d’améliorer votre visibilité dans les moteurs de recherche.

Calendrier des événements

Annoncez des cours, des formations, des salons, et permettez aux internautes de s’inscrire en ligne via wp-wp-wp-wp-signup.php. Vous pouvez promouvoir vos événements par l’intermédiaire de sponsors et de campagnes d’e-mailing. La page des événements ne doit pas se limiter à présenter l’événement et ses détails : elle doit aussi indiquer les informations pratiques, comme l’adresse, un lien vers la carte et l’itinéraire, le code vestimentaire, ainsi que les documents téléchargeables relatifs à l’événement. Vous devez également proposer un lien permettant d’ajouter automatiquement l’événement au logiciel d’agenda des utilisateurs (comme MS Outlook).

Forums de discussion

L’objectif des forums de discussion est de faire de votre site web un outil indispensable pour vos clients. Plus ils l’utilisent, plus votre entreprise gagne en visibilité. L’un des usages les plus courants d’un forum de discussion est le forum d’assistance. Dans un forum d’assistance, vos utilisateurs posent des questions pratiques et vous-même ainsi que d’autres utilisateurs pouvez y répondre. Avec le temps, les forums de discussion constituent une excellente base de connaissances, contribuent à réduire vos coûts de support et améliorent la satisfaction de vos utilisateurs. Si vous êtes un expert, ou si vous employez des experts, vous pouvez également mettre en place sur votre forum une ligne de conseil en ligne ou de second avis. Si vous envisagez de créer un forum de discussion, il est essentiel de disposer des ressources nécessaires pour le modérer, faute de quoi il pourrait nuire à l’image de votre entreprise.

Centre d’assistance

De nombreux utilisateurs ont tendance à envoyer des e-mails pour obtenir de l’assistance. Cela peut très bien fonctionner pour les petites entreprises, mais c’est une très mauvaise idée pour les grandes. Le problème d’un système d’assistance par e-mail est que les messages finissent par se perdre et que des problèmes restent non résolus. Si une personne part en vacances, les e-mails s’accumulent dans sa boîte de réception. Pire encore, avec un système d’assistance par e-mail, la direction n’a pas de visibilité directe sur les problèmes récurrents. Un système de centre d’assistance bien conçu garantit le suivi des responsabilités et offre une visibilité à la direction. Au final, vos clients seront plus satisfaits.

Gestionnaire de FAQ

Une bonne base de données de foire aux questions (FAQ) va de pair avec un bon système de support client. Si vous constatez que certaines questions reviennent sans cesse, ajoutez-les à votre base de données FAQ afin que vos clients puissent trouver eux-mêmes les réponses 24x7.

Panier d'achat

Une application de panier d'achat vous permet non seulement de vendre des biens et des services, mais aussi de percevoir des acomptes, des dépôts de garantie et de régler des factures. Vous pouvez également vendre avec un panier d'achat des biens dématérialisés et téléchargeables, tels que des documents. Assurez-vous que votre panier d'achat est optimisé pour les moteurs de recherche et qu'il s'intègre à votre outil de statistiques web. Si vos articles sont configurables, veillez à ce que votre panier d'achat dispose d'un « configurateur de produits ».

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Fonctionnel : la gestion et la mise à jour de votre site doivent être simples.

Facile à mettre à jour

Ajoutez, modifiez et mettez à jour le contenu vous-même, sans connaissance du HTML ni de la programmation, grâce à une interface d'administration en ligne de type WYSIWYG (tel écran, tel écrit). Si plusieurs personnes mettent à jour le site web, les fonctions de flux de travail et de contrôle des révisions peuvent s'avérer utiles. Ce type de fonctionnalités est généralement fourni par les systèmes de gestion de contenu (CMS) et les systèmes de gestion de contenu d'entreprise (ECM). Pour les paniers d'achat, assurez-vous de pouvoir créer facilement de nouvelles catégories d'articles, ajouter de nouveaux articles, mettre des articles en promotion, émettre des coupons et des remises, gérer les stocks et traiter les retours vous-même.

Sécurisé

Cet aspect est obligatoire pour la conformité légale, mais il est souvent négligé jusqu'à ce qu'il soit trop tard. Les données de carte bancaire, par exemple, ne doivent jamais être conservées dans la base de données de votre site web. Si vous conservez des informations personnelles sur vos utilisateurs, elles doivent être sécurisées et surveillées. En cas de compromission de ces données, la loi vous oblige à en informer vos clients. Si vous conservez des données clients en ligne, assurez-vous que votre site web est hébergé sur un serveur dédié, et non sur un serveur mutualisé.

Référentiel de documents

Il sert aux fichiers téléchargeables, aux applications, aux formulaires imprimables, etc. Sur un grand site web, un même document peut être référencé par de nombreuses pages. Lorsque le document est mis à jour, le webmaster doit généralement parcourir tout le site et mettre à jour toutes les pages avec le nouveau document. Avec un référentiel de documents, le document n'a besoin d'être mis à jour qu'à un seul endroit de votre site, et tous les liens vers ce document sont automatiquement mis à jour. Vous pouvez même conserver les anciennes versions de vos documents si vous le souhaitez.

Gestionnaire de liens

Il permet d'éviter les liens rompus et d'avertir les utilisateurs lorsqu'ils quittent votre site. Cela vaut non seulement pour les liens vers d'autres pages de votre site, mais aussi pour les liens vers l'extérieur. Un gestionnaire de liens peut être configuré pour vérifier chaque nuit tous les liens de votre site web et vous signaler les liens rompus. Comme un référentiel de documents, le gestionnaire de liens vous permet de corriger un lien à un seul endroit, et toutes les pages de votre site qui renvoient à ce lien sont automatiquement mises à jour.

Offres d'emploi

Ce module vous permet d'ajouter, de modifier, de supprimer et de rouvrir des offres d'emploi en un seul clic. Il est particulièrement utile pour les services des ressources humaines, qui n'ont plus à coordonner leurs actions avec le webmaster.

Gestionnaire de communiqués de presse

Ce module vous permet de publier et de retirer des communiqués de presse sur le site web. Grâce à un modèle de communiqué de presse, le service marketing peut publier des communiqués sur le site sans passer par le webmaster.

Archives des lettres d'information

Si vous envoyez des lettres d'information par e-mail ou par courrier postal, un gestionnaire de lettres d'information vous permet de conserver sur le site web les archives de vos envois passés. Vous devez pouvoir ajouter rapidement des lettres d'information à votre site. Veillez à l'intégrer au moteur de recherche de votre site afin que vos visiteurs puissent retrouver les articles des archives.

Pages de destination

Ce module vous permet de créer rapidement des pages de destination publiques et privées sur votre site web. Les pages de destination sont des pages web spécifiques vers lesquelles renvoient la plupart des campagnes marketing. Les campagnes d'e-mailing, les campagnes imprimées et les campagnes de marketing sur les moteurs de recherche nécessitent toutes des pages de destination. Assurez-vous que votre outil de statistiques web peut suivre l'activité de ces pages afin de voir l'évolution du nombre de visites au fil du temps.

Générateur de formulaires

Ce module vous permet de créer à la volée des formulaires de génération de prospects, d'inscription et d'enquête. Vous devez intégrer ces pages à vos pages de destination afin de recueillir les informations des utilisateurs. Les données collectées par ces formulaires doivent pouvoir être facilement transférées vers votre gestionnaire de campagnes d'e-mailing. Vous devez être averti par e-mail chaque fois qu'un enregistrement est créé, et les données soumises doivent être conservées en ligne afin que votre webmaster puisse y accéder en toute sécurité.

Gestionnaire de listes de diffusion

Permet aux utilisateurs de s’abonner à votre liste de diffusion et de s’en désabonner. Vous devez pouvoir importer, exporter et fusionner des listes de diffusion. Les utilisateurs désabonnés ne doivent plus jamais recevoir d’e-mails. Si vous continuez à envoyer des e-mails à des utilisateurs désabonnés, cela est considéré comme du SPAM et cela entraîne des conséquences juridiques.

Paiements en ligne

Permettez à vos clients de payer en ligne vos produits et services. Le module de paiement est généralement inclus dans le moteur de commerce électronique, mais il peut être installé séparément afin que votre site web puisse accepter les paiements par carte bancaire de vos clients. Le module de paiement autonome permet à vos clients de régler leurs factures par carte bancaire via votre site web. Vous pouvez également configurer des paiements récurrents avec ce module afin que vos clients soient débités d’un certain montant chaque mois, trimestre ou année.

Statistiques web

Découvrez comment vos visiteurs utilisent votre site web. Vous pouvez ainsi voir combien de personnes le consultent, comment elles y accèdent et comment elles y naviguent. Vous pouvez savoir quels termes de recherche sont utilisés sur des moteurs de recherche tels que Google, MSN et AOL pour trouver votre site. Vous pouvez savoir quels fichiers sont les plus téléchargés, ainsi que les pages par lesquelles les internautes entrent sur votre site et le quittent. Vous pouvez voir quelles campagnes marketing fonctionnent le mieux et lesquelles fonctionnent moins bien (tests A/B).

Multinational

Prise en charge de plusieurs langues et de plusieurs devises. Si vous avez une présence internationale ou une clientèle multilingue, vous devriez envisager un site qui prend en charge plusieurs langues et devises. L’infrastructure de ces sites est suffisamment différente pour que, si vous souhaitez disposer de cette fonctionnalité à l’avenir, vous envisagiez de la mettre en place dès le départ afin de ne pas avoir à refaire entièrement le site par la suite.

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Favorise l’activité : votre site web fait-il une différence pour votre entreprise ?

Ce sont des questions élémentaires que vous devriez vous poser au sujet de votre site web. Si vous lancez un nouveau site, utilisez certaines d’entre elles comme objectifs pour sa conception. Si votre site ne remplit aucune de ces fonctions, pourquoi en avoir un ?

Génération de leads

Génère-t-il des leads ? Aide-t-il à qualifier les leads ? De nombreuses entreprises de services s’appuient sur un système de génération de leads. Il existe de nombreuses façons de concevoir un site web pour générer des leads. Vous pouvez :

1) exiger une inscription en échange d’un contenu de valeur

2) proposer à perte un service ou un produit d’appel

3) envoyer des échantillons gratuits par courrier

4) organiser un concours

5) offrir un cadeau chaque semaine, etc.

Génération de revenus

Génère-t-il des revenus ? De nombreuses entreprises s’appuient exclusivement sur leur site web pour générer des revenus. Cela passe généralement par une application de commerce électronique qui gère l’inscription des clients, l’historique des commandes et le traitement des paiements par carte bancaire en ligne. Assurez-vous que votre application de commerce électronique s’interface avec Froogle et eBay si vous vendez des produits de grande consommation. Pour les sites de commerce électronique, l’essentiel des revenus récurrents provient des clients fidèles ; veillez donc à pouvoir émettre et faire valoir des bons de réduction sur votre site web.

Automatisation des processus

Vous fait-il gagner du temps grâce à l’automatisation des processus ? Votre site web améliore-t-il votre efficacité dans vos relations avec vos clients, fournisseurs ou partenaires ? Grâce à un flux de travail simple, votre site web peut acheminer les demandes vers les bonnes personnes ou les bons services. Les sites web, en particulier lorsqu’ils utilisent la technologie ECM, peuvent être étendus pour créer des intranets qui automatisent et simplifient les processus de votre entreprise.

Renforce la notoriété et la fidélité

Est-il une ressource pour vos clients ? L’ajout d’un forum de discussion ou d’assistance à un site web en est un parfait exemple. De nombreuses entreprises ont non seulement réduit leurs coûts de support en mettant en place des forums d’assistance sur leur site, mais elles ont aussi gagné la fidélité de leur clientèle. Les clients utilisent le site pour leurs recherches et y reviennent régulièrement.

Réduit les coûts

Réduit-il vos frais généraux et vos coûts de gestion ? Il existe de nombreuses façons d’utiliser un site web pour réaliser des économies. L’utilisation d’un CMS/ECM devrait réduire vos frais généraux et vos coûts d’exploitation du site web. De plus, de nombreuses entreprises utilisent régulièrement leur site web pour réduire leurs coûts opérationnels quotidiens. Par exemple, vous pouvez utiliser votre site web pour diffuser des documents PDF au lieu d’imprimer et de distribuer des manuels. Recourir à l’e-mail marketing et à des campagnes de référencement payant plutôt qu’à des campagnes imprimées peut vous faire économiser des dizaines de milliers de dollars. Communiquer avec vos clients par des envois d’e-mails associés à du contenu web, plutôt que par courrier postal, peut également permettre d’économiser beaucoup d’argent à long terme.

Diffuser l’information

Votre site informe-t-il et éduque-t-il vos visiteurs ? Au minimum, votre site web doit servir de vitrine, à la manière d’une brochure. Présentez à vos clients potentiels qui vous êtes, ce que vous faites et pourquoi cela compte. Expliquez-leur en quoi vous vous différenciez de vos concurrents et comment vous pouvez les aider. Votre site web peut être votre meilleur commercial, au travail 24x7, si vous le lui permettez.

Présence

Contribue-t-il à établir la présence de votre entreprise à l’échelle régionale, nationale ou mondiale ? Votre site web doit refléter la taille et la présence de votre entreprise. Contrairement à une idée répandue, il ne doit pas faire paraître votre entreprise plus grande qu’elle ne l’est. Cependant, il ne doit pas non plus la faire paraître plus petite qu’elle ne l’est.

 

Intégrez ces éléments à votre site web et regardez-le travailler pour vous. Si vous avez besoin d’aide, nous proposons des solutions clés en main de bout en bout.

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Mentions légales et obligations réglementaires relatives au site web d’entreprise

Qui a le pouvoir de créer et de modifier le site web de l’entreprise ?

Pour déterminer qui est compétent pour créer le site web, il convient de se référer aux dispositions de l’article 11 bis de la LSC, en vertu duquel il incombe à l’assemblée générale d’adopter cette décision. De même, pour effectuer toute modification, tout transfert ou toute suppression, ce pouvoir revient au conseil d’administration, sauf disposition contraire.

Toutes les décisions relatives à la création et à la modification du site web de l’entreprise doivent être inscrites au dossier de la société au registre du commerce et seront publiées gratuitement au BORME. Par conséquent, tant que le site web de l’entreprise n’est pas inscrit au BORME, les publications qui y figurent n’auront aucun effet.

À quoi sert le site web de l’entreprise ?

Grâce au site web de l’entreprise, il est possible de satisfaire aux obligations d’information envers les associés, les créanciers et les tiers, sans recourir à des publications papier (BORME et journaux), avec les coûts qui en découlent, et de renforcer ainsi les liens délicats entre les dirigeants et les associés.

Qu’en est-il des communications électroniques entre la société et les associés ?

Les communications entre la société et les associés, y compris les convocations aux assemblées, l’envoi de documents, les demandes et les informations, peuvent s’effectuer par voie électronique, à condition que l’associé ait accepté ce mode de communication. La société mettra à disposition, sur le site web de l’entreprise lui-même, le dispositif de contact correspondant, qui permettra de prouver de façon incontestable la date de réception, ainsi que le contenu des messages électroniques échangés entre la société et les associés.

Si les statuts ne traitent pas de la forme de la convocation des assemblées, le site web, une fois créé, peut-il être utilisé à cette fin ?

Lorsque les statuts ne contiennent aucune disposition sur la manière de convoquer les assemblées, le régime légal supplétif en vigueur au moment de la convocation s’applique et, par conséquent, le site web de l’entreprise peut être utilisé à cette fin.

Que se passe-t-il lorsque les statuts prévoient expressément les moyens classiques de convocation de l’assemblée (télécopie, courrier recommandé, etc.) ?

Il ressort de la décision de la RDGRN du 11 février 2013 que, si les statuts de la société prévoient une forme particulière de convocation, il ne serait pas possible d’inscrire au dossier de la société la décision de l’assemblée générale de créer un site web, tant que les statuts ne sont pas modifiés sur le point relatif à la forme des convocations.

Les statuts, en tant que norme organique qui régit la vie de la société, sans préjudice de leur indéniable aspect contractuel, et bien qu’ils ne constituent pas un véritable droit objectif, relèvent du droit interne de la société et s’imposent donc aux administrateurs et aux associés, sans préjudice de leur éventuelle modification par décision majoritaire. Par conséquent, seules les convocations conformes au système adopté volontairement dans les statuts seront valables et produiront des effets. Admettre des convocations effectuées par d’autres moyens, tels que le site web de la société, « reviendrait à laisser la forme des convocations à la discrétion des administrateurs, au détriment du droit de l’associé de savoir sous quelle forme il doit s’attendre à être convoqué ».

Pour toutes ces raisons, si l’assemblée doit être convoquée au moyen d’une annonce sur le site web de l’entreprise, il sera nécessaire de modifier ladite disposition statutaire.

Est-il obligatoire de faire figurer les conditions générales sur le site web de l’entreprise ?

Les conditions générales fournissent le cadre de base qui régit les relations établies entre la société et ses clients, fournisseurs ou collaborateurs. Avec les conditions particulières éventuellement convenues, elles forment l’ensemble qui gouverne chacune des relations établies entre la société et chaque client, fournisseur ou collaborateur ; les unes et les autres (conditions particulières et conditions générales) doivent être appliquées et interprétées conjointement et de manière systématique.

Selon la législation en vigueur, il n’existe aucune obligation de faire figurer les conditions générales sur le site web de l’entreprise, mais nous estimons que cela est vivement recommandé, car cela facilite l’envoi des différents contrats aux intéressés, en tirant parti du site web grâce à cette fonction supplémentaire.